关于收集、征集有保存价值和纪念意义的实物档案的通知 

校属各单位：
    西安工程科技学院是一座具有悠久历史的高等学府，在她漫长的岁月中，不仅形成了大量宝贵的载体档案，还产生了许许多多有保存价值的实物档案。实物档案直观真实地记载和反映了学校各项实践活动，收集保存它们，具有特殊意义和重大价值。
    学校及各院系、各单位获得的各种奖品、奖状，是学校各方面工作成绩和水平的见证；国内外友人、校友，兄弟单位赠送的礼品，反映了学校与外界的联系，某些礼品还具有较高的艺术收藏价值；学校各个时期使用的校牌、校徽、印章，制作的各种纪念章等等留下了学校发展变化印迹。对这些实物长期以来没有统一收集和保管，而是散藏在各个单位，甚至个人手中，既容易丢失，也不便于保管和利用。
    经研究学校决定由院办综合档案室向各院系、各单位以及全校师生员工、广大校友收集、征集实物档案，希望得到大家的全力支持与合作。
    一、收集、征集范围
    （一）学校和各院系、各单位历年来获得的校级以上的各种奖品、奖状。
 　 （二）学校历史上使用过的各种校牌、校徽、纪念章、证章等。
 　 （三）学校在各种大型文体活动中获得的奖品。
 　 （四）兄弟单位、国内外友人、校友赠送的珍贵礼品。
  　（五）学校历史上形成的有保存价值的其它物品。
    *有保存价值主要指有助于了解学校历史和现实活动以及有艺术收藏价值
 　二、收集、征集办法
   （一）各院系、各单位每年年底向校综合档案室送交本单位当年获得的奖品、奖状。个别单位希望将奖品保留一段时间的，可在保存一年后再送交，但应在获奖当年将所获奖品的文字说明书送交综合档案室。凡获奖后即刻将奖品、奖状送交的，综合档案室随时接收并开具接收手续。
   （二）对个人送交实物档案及各单位送交以往保留的实物，综合
档案室随时接收。
   （三）各院系、各单位及个人在送交实物档案时，应附上实物档案的文字说明（见附样），并办理交接手续。交接清单一式两份，一份由送交单位或个人保存，另一份由综合档案室保存。
 　 （四）凡属校外赠送的礼品，礼品接收单位应将所收礼品清单送交一份给综合档案室。其中，有使用价值的礼品，可由接收单位保留；珍贵礼物应交综合档案室保存，并办理交接手续。
    校综合档案室对收集和征集到的实物档案，将进行分类、整理、编目，并妥善保管。有关物品可视需要及时向全校提供使用。

院长办公室
二○○五年九月二十九日

附样：
1、一般实物档案的文字说明应包括：实物名称，材料规格、产生时间、制作单位、送交单位、送交时间。
    例：校办送交校革委会印章壹枚
    名称：印章
    材料：木质
    产生时间：1979年
    制作单位：西北纺织工学院院长办公室
    送交单位：院办
    送交时间： 年 月 日
2、奖品、奖状文字说明应包括：奖品名称、奖励材料、奖品级别、授奖单位、授奖时间、送交单位、送交时间。
    例：体育部送交大运会奖杯壹个
    奖品名称：奖杯
    奖品级别：第二届大学生运动会女排亚军
    获奖单位或个人：
    授奖时间： 年 月 日
    送交单位：体育部
 　 送交时间： 年 月 日